In der Regel gelten persönliche und projektbezogene Benutzungsbewilligungen fünf Jahre ab Ausstellung der Bewilligung. Eine Ausnahme bilden die so genannten "Lehrveranstaltungsbewilligungen", die maximal ein Jahr gelten.
Um die Verwaltung zu vereinfachen und den Leitern der Einrichtungen einen genaueren Überblick zu verschaffen, versendet der ZID einmal jährlich einen Sammelantrag, auf dem alle gültigen Benutzungsbewilligungen verzeichnet sind und mit dem diese zur weiteren Verlängerung oder zur Löschung an den ZID gemeldet werden.
Wenn eine Benutzungsbewilligung zur Löschung vorgesehen ist, räumt der ZID dem betroffenen Benutzer eine zweimonatige Frist ein, um wichtige Daten zu sichern oder auch um eine allfällige Verlängerung der Benutzungsbewilligung durch den Institutsvorstand erwirken zu können. Zur Information der Benutzer über die bevorstehende Löschung der Bewilligung versendet der ZID zwei Monate und einen Monat vor Ablauf eine Ablaufwarnung per E-Mail.
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